Aspetos legais

Fax e proteção de dados

Como transmitir dados pessoais em segurança por fax

Investigado e verificado

Elaborado de forma sólida

A conformidade com a proteção de dados depende do fornecedor

O fax, por si só, não é nem conforme nem não conforme com a proteção de dados. O que é decisivo são as medidas de segurança do fornecedor: encriptação, localização dos servidores, tratamento de dados e eliminação automática. Com fornecedores credíveis como a FaxMonkey, também pode enviar dados sensíveis com segurança por fax.

Ao utilizar qualquer serviço de fax online, verifique: onde estão os servidores? Os dados são encriptados? Durante quanto tempo são armazenados os documentos?

O essencial em resumo

Localização do servidor é decisiva

Transmissão encriptada por SSL e eliminação automática após a entrega protegem os seus dados.

Encriptação é importante

O carregamento e a transmissão devem ser encriptados (TLS/SSL). A FaxMonkey utiliza encriptação de 256 bits.

Eliminação automática

Os documentos devem ser eliminados automaticamente após a transmissão - na FaxMonkey, após 24 horas.

Tratamento transparente

Fornecedores credíveis documentam claramente como e onde os seus dados são tratados.

Quando o fax faz sentido do ponto de vista da proteção de dados

Saúde

Consultórios, hospitais e farmácias utilizam fax para dados de pacientes, uma vez que não existem servidores de e-mail intermediários.

Advogados

As sociedades de advogados transmitem frequentemente informações confidenciais de clientes por fax, uma vez que a via direta é considerada mais segura.

Comunicação com autoridades

Muitas autoridades aceitam documentos sensíveis de preferência por fax, em vez de e-mail não encriptado.

Setor financeiro

Bancos e seguradoras utilizam fax para documentos com dados financeiros pessoais.

As suas vantagens

Transmissão direta

Os faxes são transmitidos diretamente do servidor para o destinatário - sem armazenamento intermédio em servidores de e-mail alheios.

Sem recolha de metadados

Ao contrário do e-mail, não são guardados nem analisados metadados ao longo do percurso de transmissão.

Tratamento controlado

Com fornecedores credíveis, sabe exatamente onde os seus dados são tratados e durante quanto tempo são armazenados.

Rastreabilidade

O relatório de envio documenta a transmissão - importante para as suas obrigações de documentação.

Dicas

Escolha um fornecedor de fax online com transmissão encriptada e eliminação automática de dados.
Certifique-se da eliminação automática dos documentos após a transmissão.
Verifique a política de privacidade do fornecedor quanto à conformidade com o RGPD.

Fax e proteção de dados - será compatível? A resposta: depende do fornecedor. Com as medidas de segurança certas, o fax online é um meio de transmissão conforme com a proteção de dados.

Neste guia, fica a saber ao que deve atender ao escolher um serviço de fax online e porque, em alguns setores, o fax é mesmo considerado mais seguro do que o e-mail.

Porque é que o fax é popular em setores sensíveis

Embora o e-mail seja omnipresente, muitos setores continuam a recorrer ao fax para dados sensíveis:

Saúde: Dados de pacientes, relatórios, receitas
Setor jurídico: Informações de clientes, contratos
Setor financeiro: Dados de contas, documentos de seguros
Autoridades: Pedidos e decisões com dados pessoais

O motivo: numa mensagem de e-mail, a sua comunicação passa por vários servidores onde é armazenada temporariamente. Um fax é transmitido diretamente do remetente para o destinatário.

Ao que deve atender no fax online

Nem todos os serviços de fax online são igualmente seguros. Estes critérios são decisivos:

Encriptação: A transmissão deve ser encriptada por SSL.
Encriptação: O carregamento e o armazenamento devem ser encriptados.
Eliminação de dados: Os documentos devem ser eliminados automaticamente após a transmissão.
Transparência: O fornecedor deve comunicar claramente como trata os seus dados.

A FaxMonkey cumpre estes critérios: encriptação de 256 bits e eliminação automática após a transmissão.

FaxMonkey e proteção de dados

Na FaxMonkey, pensámos na proteção de dados desde o início:

Tratamento seguro: Os seus dados são tratados apenas para a transmissão e depois eliminados.
Encriptação: Encriptação TLS para todas as transmissões.
Armazenamento mínimo: Só guardamos o que for necessário para a transmissão.
Eliminação automática: Os documentos são eliminados após a entrega bem-sucedida.
Sem partilha: Os seus dados nunca são vendidos ou partilhados com terceiros.

Perguntas frequentes

O fax online está em conformidade com o RGPD?

O fax online pode estar em conformidade com o RGPD se o fornecedor adotar as medidas adequadas:

Transmissão encriptada
Eliminação automática de dados após o envio
Tratamento de dados transparente

A FaxMonkey cumpre estes critérios.

Posso enviar dados de pacientes por fax?

Sim, o fax é frequentemente utilizado no setor da saúde para dados de pacientes. Vantagens: transmissão direta sem armazenamento intermédio, comprovativo de entrega documentado, elevada aceitação por parte das instituições médicas.

Certifique-se de que apenas pessoas autorizadas têm acesso ao aparelho de fax do destinatário.

O fax clássico é mais seguro do que o fax online?

Nem sempre. Os aparelhos de fax clássicos têm os seus próprios riscos: linhas telefónicas não encriptadas, faxes a descoberto na bandeja de saída, ausência de eliminação automática.

Os serviços de fax online credíveis oferecem, pelo contrário, encriptação, tratamento controlado e eliminação automática.

O que acontece aos meus documentos na FaxMonkey?

Na FaxMonkey, os seus documentos são transmitidos de forma encriptada e, após a entrega bem-sucedida, eliminados automaticamente. Não guardamos cópias dos seus documentos por mais tempo do que o necessário para a transmissão.

Os meus documentos são eliminados após o envio?

Sim, na FaxMonkey os seus documentos são eliminados automaticamente dos nossos servidores após a transmissão bem-sucedida. Não guardamos cópias dos seus faxes. Apenas o relatório de envio (sem o conteúdo do documento) é conservado para o seu comprovativo.

Este artigo destina-se a fins informativos gerais e não substitui aconselhamento jurídico ou técnico individual. Para questões concretas, contacte um especialista.

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