Fax versturen zonder een eigen faxapparaat te bezitten? Wat vroeger ondenkbaar was, is vandaag heel normaal. Online faxen maakt het mogelijk om documenten digitaal te verzenden die bij de ontvanger toch als klassiek fax binnenkomen. Wij leggen uit hoe dat technisch werkt en waarom fax ook vandaag nog relevant is.
Of u nu een opzegging naar uw verzekering stuurt, een ondertekend contract naar uw advocaat verzendt of een doktersverklaring naar uw werkgever faxet, met online faxen doet u dat in enkele minuten, zonder een faxapparaat te bezitten.
Hoe werkt online faxen technisch?
Online faxen combineert de voordelen van de digitale wereld met de beproefde faxtechnologie. Zo werkt het proces:
- 1. Upload: u uploadt uw document (PDF, afbeelding, Word) naar onze server
- 2. Conversie: het document wordt omgezet naar het faxformaat (TIFF)
- 3. Overdracht: onze faxserver belt het faxnummer van de ontvanger via het telefonienetwerk
- 4. Ontvangst: het faxapparaat van de ontvanger print het document, zoals bij een normaal faxbericht
Voor u is het proces volledig digitaal, voor de ontvanger komt er een heel normale fax uit het apparaat. De technologie erachter is complex, de bediening is zo eenvoudig mogelijk.
Online faxen vs. traditioneel faxen: de verschillen
Waarom zou u online faxen gebruiken in plaats van een klassiek faxapparaat te kopen? De voordelen zijn overtuigend:
- Geen hardware: geen faxapparaat, geen papier, geen toner, geen telefoonlijn
- Plaats-onafhankelijk: fax vanaf elke locatie, thuis, onderweg of op vakantie
- 24/7 beschikbaar: verstuur faxen altijd, ook 's nachts of in het weekend
- Digitaal bewijs: verzendrapporten worden automatisch per e-mail geleverd en gearchiveerd
- Goedkoper: geen aanschafkosten, geen onderhoud, u betaalt alleen per gebruik
Het enige verschil voor de ontvanger: hij merkt er niets van. De fax komt net zo uit zijn apparaat als een klassiek faxbericht.
Wanneer is faxen vandaag de dag nog nodig?
Ondanks e-mail en digitale communicatie is fax in veel sectoren nog steeds standaard of zelfs voorgeschreven:
- Overheden en instanties: burgerlijke stand, belastingdiensten, immigratiediensten accepteren vaak bij voorkeur fax
- Rechtbanken: documenten om termijnen te halen worden vaak per fax ingediend
- Gezondheidszorg: artsen, ziekenhuizen, apotheken communiceren vaak per fax vanwege privacy
- Advocaten en notarissen: ondertekende documenten en volmachten worden per fax verzonden
- Opzeggingen: verzekeringen, sportscholen, telecomaanbieders, fax geldt als veilig afleverbewijs
- Banken en financiële instellingen: opdrachten en machtigingen vereisen vaak verzending per fax
De reden: fax biedt een verzendrapport als bewijs dat door de rechter wordt erkend, anders dan een eenvoudige e-mail.