Fax の送信レポートは単なる確認ではありません。文書を正常に送信したことを示す、法的に重要な証拠です。
このガイドでは、送信レポートが記録する内容、正しい活用方法、重要文書で不可欠とされる理由をご説明します。
送信レポートが記録する内容
完全なFax送信レポートには次の情報が含まれます。
- 送信日時: 秒単位のタイムスタンプ
- 受信番号: ダイヤルしたFax番号
- ページ数: 送信したページの枚数
- 送信時間: 送信に要した時間
- ステータス: 成功（OK）または失敗（エラー）
これらの情報が揃うことで、法的に有効な証拠となります。
送信レポートの証拠力
肯定的な送信レポートには重要な法的意味があります。すなわち、立証責任が逆転します。
つまり、「OK」ステータスの送信レポートがあれば、文書は受信者に到達したものと推定されます。受信者はFaxが届かなかったことを証明しなければならず、実務上は非常に困難です。
そのため、送信レポートは特に次の場面で重要です。
- 期限のある解約
- 法的文書
- 異議申立て・不服申立て
- 契約に関わる送信
FaxMonkey の送信レポート
FaxMonkey では、Fax送信のたびに送信レポートをEメールで自動送付します。
- 即時送付: 送信直後に届きます。
- デジタル形式: アーカイブや検索が容易です。
- 必要情報を網羅: タイムスタンプ、受信番号、ステータス。
- PDF 添付: 完全なレポートを PDF ドキュメントで提供。
いつでも法的に有効な証拠を手元に残せます。